Вопросы до совещания и после совещания

Как правильно протоколировать совещания Эффективные совещания для эффективного управления компанией Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств документов. В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии. Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций — протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается. ПРИМЕР 6 Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов Шаг 5: контролируем поручения Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel Пример 7. Рассылка итогового уведомления посвященного дальнейшим действиям. Это будет план действий на будущее. Участники оставшиеся недовольными результатом совещания могут убедиться, что их мнение будет учтено в будущем. Участники совещания будут разочарованы, если они не буду обеспечены средствами выполнения заданий, которые они получили на совещании.

Запишите ваши вопросы для совещания в этих же категориях. вопросы, если что-то требует обсуждения, то это нужно сделать после совещания. Совещание определяется толковым словарем как производное от глагола Обсуждение всех вопросов, которые будут рассматриваться. 3. Помещение . Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки. цель.

Как организовать совещание и вести протокол

Принятые решения доведены до исполнителей; Исполнители поняли и приняли, как выполнять решения. Эффективность — количественная сторона совещаний сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,… , ее можно измерить и накапливать данные для последующего анализа. Результативность — качественная сторона совещаний подготовленность, своевременность, уровень и качество принимаемых решений и их исполнение , проявляется не сразу, а на интервале времени. Поэтому совещания могут быть внешне эффективными, но по существу — безрезультативными, и наоборот, результативными, но неэффективными. Начинать следует, очевидно, с устранения потерь и повышения эффективности, что постепенно приведет к росту результативности совещаний. Место совещаний в системе управления компанией Служебные совещания являются одним из центральных элементов в контуре управления компании. Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного неравенства и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов, и теперь уже — телеконференций. Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя, как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно большем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения частичного, половинчатого все тех же вопросов. Кто заинтересован в эффективных совещаниях В общем случае в этом заинтересованы все на предприятии, и в первую очередь, менеджмент: Топ-менеджмент, высшие руководители, например, генеральный директор и его заместители; Менеджмент среднего уровня, руководители подразделений, начальники департаментов, заведующие отделами, цехами и т. Указанные руководители заинтересованы в достижении целей компании, что и делается, в том числе, с помощью совещаний, на своих уровнях управления. Теперь поставим этот вопрос по-другому.

Как правильно протоколировать совещания

Что такое идеальное протоколирование? В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье. Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата. Обычное протоколирование Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование Все по-разному понимают итоги встречи Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах Необязательность выполнения принятых на совещании решений Обязательность выполнения принятых к выполнению задач - ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок Несоблюдение или отсутствие повестки совещания Следование визуальной повестке совещания Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще - еще позже Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!

На контроль принятых решений уходит много времени На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов.

Главное — следовать правильной методологии и соблюдать правила игры. В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

Семь составляющих идеального протокола совещания Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании. Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами.

И это возможно! Давайте узнаем, как. Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания.

Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя.

Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Внесите организационные детали Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

Укажите и распределите роли участников совещании Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата. Распределите роли участников Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей: Председатель совещания — отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний.

Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным Докладчик совещания — отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания. Участник совещания — отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании Секретарь совещания — отвечает за протоколирование совещание.

Хранитель энергии — отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие. Хранитель знаний — отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать Хранитель контекста — отвечает за соблюдение повестки совещания.

Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания. Хранитель времени — отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог. Укажите цели, сформируйте повестку совещания У большинства совещаний обычно нет письменной повестки.

Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников Рис. Зачем мы собираемся? Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager.

Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

Зафиксируйте решения Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше.

Эти договоренности могут быть трех видов: Решения, которые касаются всех Задачи, которые назначены конкретным исполнителям Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения. Введите текст решений. Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Введите задачи. Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Запишите вопросы для обсуждения позже. Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки.

В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач Microsoft Outlook И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги.

То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников! Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы — за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook!

Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования. И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи! Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager! Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования!

Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам! Отзывы: С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень.

Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления, Московский Банк Сбербанка России Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания.

Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже! Протоколируйте свои совещания результативно!

Вопросы до совещания и после совещания

Как правильно. Обычно эти виды совещаний проявляются при рассмотрении отдельных тем и вопросов, определенных в повестке дня одного или нескольких совещаний. Возможны также целевые совещания, полностью ориентированные на тот или иной вид рассматриваемых вопросов. Можно указать несколько характерных признаков, или скорее требований, в совокупности определяющих портрет служебных совещаний: Совещание имеет четко очерченную конфигурацию , проводится в рамках данной компании подразделения, группы или между несколькими предприятиями; На совещаниях определенно задана цель и тематическая направленность рассматриваемых вопросов повестки дня ; Эти мероприятия отличаются регулярностью проведения еженедельные, месячные и т. Если на Ваших совещаниях этих признаков нет, то, возможно, вы проводите какие-то другие совещания.

Эффективные совещания для эффективного управления компанией

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание 18. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять. Проведение совещаний нужно сделать системой Если для сотрудников каждая оперативка - словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать. В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Техника проведения совещания

Что такое идеальное протоколирование? В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье. Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата. Обычное протоколирование Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование Все по-разному понимают итоги встречи Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах Необязательность выполнения принятых на совещании решений Обязательность выполнения принятых к выполнению задач - ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок Несоблюдение или отсутствие повестки совещания Следование визуальной повестке совещания Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще - еще позже Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания! На контроль принятых решений уходит много времени На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное — следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки. цель. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки.

Вопросы до совещания и после совещания Как организовать совещание и вести протокол Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Утро раннее.

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Как следствие, совещания оказываются неэффективными, создают впечатление пустой траты времени. Поэтому многие менеджеры скептически к ним относятся. Но если руководителю знакомы особенности данной формы работы, то он способен легко добиваться своих целей. Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений. Чтобы эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках. Одно из преимуществ совещания как инструмента управления в том, что оно обеспечивает лояльность сотрудников к принимаемому решению. Даже если в компании господствует жесткий авторитарный стиль, отношение сотрудников к решению, принятому после обсуждения, будет более лояльным. Особенно, если руководитель аргументировано объяснит, почему нужно сделать именно так. Кроме того, совещание позволяет привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения.

Хорошие совещания экономят рабочее время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Эти процессы снимают информационное неравенство, способствуют консолидации персонала при выработке управленческих решений и в настоящее время продолжают быть неотъемлемой составляющей корпоративной культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты, телефонов и различных телеконференций. Плохо подготовленные, неэффективные совещания кроме бессмысленных потерь времени и нервов участников еще и снижают качество управленческих решений, что прямо ведет к падению эффективности организации в целом.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Итоги совещания у Президента по актуальным вопросам развития Беларуси
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных